Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

NORDEMA Logistik GmbH

Daudiecker Weg 1

21640 Horneburg

Deutschland

Telefon: +49 (0) 41 63 80 72 - 0

E-Mail: info@nordema-logistik.eu

2. Kontakt für Datenschutzanfragen

Für Anfragen zum Datenschutz, insbesondere zur Ausübung Ihrer Betroffenenrechte (siehe Abschnitt 9), erreichen Sie uns unter:

E-Mail: datenschutz@nordema-logistik.eu

3. Datenschutzbeauftragter

Zum Zeitpunkt der Veröffentlichung dieser Erklärung ist kein Datenschutzbeauftragter bestellt. Anfragen richten Sie bitte an die oben genannte Kontaktadresse.

4. Zweck und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Dieses Portal dient ausschließlich der internen Sendungsverfolgung im Rahmen unserer Logistikdienstleistungen. Es richtet sich an Mitarbeiter unseres Unternehmens sowie an Mitarbeiter von Speditions-, Kunden- und Partnerunternehmen, die von uns einen persönlichen Zugang erhalten haben. Eine öffentliche Registrierung ist nicht möglich.

Wir verarbeiten personenbezogene Daten auf folgenden Rechtsgrundlagen:

1. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO - zur Erfüllung des Vertrags bzw. der Geschäftsbeziehung mit dem jeweiligen Unternehmen (Transport-/Speditionsleistung, Bereitstellung des Zugangs)
2. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO - zur Wahrung berechtigter Interessen, insbesondere IT-Sicherheit, Missbrauchsprävention und Nachvollziehbarkeit von Statusänderungen
3. Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO - zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten (z.B. handels- und steuerrechtliche Vorgaben)

5. Bereitstellung des Portals / Hosting

Die Anwendung wird auf einem unternehmenseigenen Server in unseren eigenen Räumlichkeiten betrieben. Es findet keine Weitergabe der Zugriffsdaten an einen externen Hosting-Dienstleister statt. Beim Aufruf des Portals werden durch den Server automatisch technische Verbindungsdaten (u.a. IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seite, Browsertyp) verarbeitet, um den Betrieb, die Stabilität und die Sicherheit der Anwendung zu gewährleisten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

6. Benutzerkonten und Anmeldung

Zugänge zu diesem Portal werden ausschließlich durch uns für Mitarbeiter unseres Unternehmens sowie von uns beauftragter bzw. mit uns zusammenarbeitender Unternehmen (Spediteure, Kunden, Partner) eingerichtet. Dabei verarbeiten wir Vorname, Nachname, Benutzername, E-Mail-Adresse, die zugeordnete Firma sowie ein verschlüsselt (gehasht) gespeichertes Passwort. Eine Einsicht in das tatsächliche Passwort ist uns technisch nicht möglich.

Für die Anmeldung wird ein technisch notwendiges Sitzungs-Cookie (Session-Cookie) gesetzt, das ausschließlich der Aufrechterhaltung des angemeldeten Zustands dient und nach Abmeldung bzw. Ablauf der Sitzung ungültig wird. Es werden keine Cookies zu Marketing-, Analyse- oder Tracking-Zwecken eingesetzt, sodass keine Einwilligung nach § 25 TDDDG erforderlich ist. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b, f DSGVO.

7. Protokollierung von Anmeldeversuchen

Zum Schutz vor unbefugtem Zugriff protokollieren wir Anmeldeversuche (erfolgreich und fehlgeschlagen) mit IP-Adresse, verwendetem Browser (User-Agent) und Zeitpunkt. Nach mehreren fehlgeschlagenen Versuchen wird das betroffene Konto vorübergehend gesperrt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Gewährleistung der IT-Sicherheit).

8. Sendungs-, Status- und Belegdaten

Im Rahmen der Sendungsverfolgung verarbeiten wir Auftrags- und Sendungsdaten (u.a. Auftragsnummer, Referenz, Empfänger- und Ladeadressen, Gewichts- und Termindaten) sowie die zugehörige Statushistorie einschließlich der Angabe, welcher Benutzer wann welchen Status gesetzt hat. Ergänzend können Ablieferbelege/Quittungen (z.B. als PDF) hinterlegt sein, die ebenfalls personenbezogene Angaben (z.B. Namen, Unterschriften) enthalten können.

Diese Daten stammen überwiegend aus der Geschäftsbeziehung mit den beteiligten Speditions- und Kundenunternehmen und werden zur Abwicklung und Dokumentation der Transportleistung verarbeitet (Art. 6 Abs. 1 lit. b, f DSGVO).

9. Benachrichtigungen per E-Mail

Bei Statusänderungen sowie beim Zurücksetzen von Passwörtern versenden wir automatisiert E-Mails an die hinterlegten E-Mail-Adressen. Der Versand erfolgt über einen eigenen, TLS-verschlüsselten Mailserver. Da unsere E-Mail-Infrastruktur auf Microsoft 365 basiert, werden die versendeten Nachrichten dabei über die E-Mail-Infrastruktur von Microsoft geleitet. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage des Microsoft Products and Services Data Protection Addendum, dessen jeweils aktuelle Fassung samt der für die Verarbeitung verantwortlichen Microsoft-Gesellschaft unter https://aka.ms/DPA abrufbar ist.

10. Partner-Dateiaustausch

Für einzelne Partnerunternehmen richten wir gesonderte, technisch abgesicherte Zugänge zum Austausch von Dateien (z.B. Statusmeldungen, Quittungen) ein bzw. rufen Dateien von hierfür freigegebenen Servern unserer Partner ab. Die dabei übermittelten Daten werden ausschließlich zur Verarbeitung im Rahmen der bestehenden Geschäftsbeziehung genutzt (Art. 6 Abs. 1 lit. b, f DSGVO).

11. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Eine Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte erfolgt nur, soweit dies zur Vertragserfüllung erforderlich ist, gesetzlich vorgeschrieben ist, oder an folgenden, von uns sorgfältig ausgewählten und vertraglich nach Art. 28 DSGVO gebundenen Auftragsverarbeiter:

1. Microsoft (E-Mail-Infrastruktur über Microsoft 365, siehe Abschnitt 9)

Ein Datentransfer in Länder außerhalb der EU/des EWR findet im regulären Betrieb nicht statt; sofern Microsoft im Einzelfall Daten in Drittländer übermittelt, geschieht dies auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln.

12. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen. Die konkreten Aufbewahrungs-, Sperr- und Löschfristen sind für die einzelnen Datenkategorien (z.B. Sendungsdaten, Belege, Statushistorie, Anmeldeprotokolle) im Verwaltungsbereich des Portals konfiguriert und werden regelmäßig automatisiert angewendet.

13. Ihre Rechte als betroffene Person

Ihnen stehen nach Maßgabe der gesetzlichen Vorgaben folgende Rechte zu:

1. Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
2. Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
3. Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
4. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
5. Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
6. Widerspruchsrecht gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Art. 21 DSGVO)

Zur Ausübung dieser Rechte wenden Sie sich bitte an die in Abschnitt 2 genannte Kontaktadresse.

14. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren. Zuständig ist:

Die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen

Prinzenstraße 5

30159 Hannover

15. Datensicherheit

Die Verbindung zu diesem Portal ist durchgehend TLS-verschlüsselt (erkennbar am Schlosssymbol des Browsers bzw. "https://" in der Adresszeile). Passwörter werden ausschließlich in gehashter, nicht umkehrbarer Form gespeichert.

16. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, sobald sich Änderungen an der Datenverarbeitung (z.B. Wechsel des Hosting-Anbieters, Bestellung eines Datenschutzbeauftragten) ergeben. Es gilt jeweils die zum Zeitpunkt Ihres Besuchs auf dieser Seite abrufbare Fassung.

Stand: 12.09.2026